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Gestion contractuelle

 

Lors de la réunion régulière du Conseil municipal de Chartierville, tenue le lundi 7 février, les conseillers adoptaient la résolution 11-2029 qui vise à doter la municipalité de Chartierville d’une politique de gestion contractuelle.

RÉSOLUTION NUMÉRO 11-2029

ATTENDU QUE toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s’appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter pour une municipalité;

ATTENDU QUE les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques;

ATTENDU QUE la présente «Politique de gestion contractuelle» est adoptée en vertu de l’article 938.1.2 du Code municipal;

ATTENDU QUE la présente politique n’a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d’octroi ou de gestion de contrats municipaux;

À CES CAUSES

Sur la proposition de Jacques Blain, appuyé par Jocelyn Poulin, IL EST RÉSOLU que la Municipalité de Chartierville adopte la politique de gestion contractuelle qui suit:

DÉFINITIONS:

«Appel d’offres» : Aux fins de la présente politique contractuelle, on entend par l’expression «appel d’offres» un appel d’offres sur invitation pour les dépenses de 25 000,00 $ à 100 000,00 $ au sens de l’article 936 du code municipal, un appel d’offres par soumissions publiques pour les dépenses de 100 000,00 $ et plus au sens de l’article 935 du code municipal, de même qu’un appel d’offres pour la fourniture de services professionnels au sens de l’article 936.0.1.1 du code municipal.

«Soumissions» : Aux fins de la présente politique contractuelle, on entend par l’expression «soumissions» une soumission transmise en réponse à un appel d’offres.

1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumissionDans les cas où la loi exige la formation d’un comité de sélection pour recevoir et étudier les soumissions reçues, le conseil doit s’assurer que le nom des membres du comité de sélection est gardé confidentiel, et qu’il n’est pas communiqué de quelque façon que ce soit aux soumissionnaires, avant l’attribution du contrat;Tout tel comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’au moins trois membres;Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doivent préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres du tout tel comité de sélection;

Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un tel comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants:

Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n’ont communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection;

Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée.

2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offresTout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autres soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée
3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi

a) Tout membre du conseil ou tout employé s’assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l’obtention d’un contrat devant être obtenu par appel d’offres que celle-ci s’est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.
b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne se sont livrés à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, ou, si telle communication d’influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l’effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes a été faite.
4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption

a) La Municipalité doit, dans le cas d’appel d’offres sur invitation écrite, favoriser dans le mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes, en ce sens qu’elles ne sont pas apparentées ou contrôlées par les mêmes personnes. L’identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l’ouverture des soumissions.
b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne se sont livrés à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
c) Tout appel d’offres doit indiquer que si une personne s’est livrée à l’un ou l’autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.
5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts

a) Toute personne participant à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d’un comité de sélection le cas échéant, doit déclarer tout conflit d’intérêts et toute situation de conflit d’intérêts personnels;
b) Aucune personne en conflit d’intérêts ne peut participer à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat;
c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu’il n’existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.
6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte

a) Aux fins de tout appel d’offres, est identifié un responsable de l’appel d’offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l’appel d’offres et il est prévu dans tout document d’appel d’offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l’appel d’offres;
b) Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en dirigeant le demandeur à la personne responsable.
7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contratLa municipalité doit, dans tout contrat, respecter la procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n’est possible que si elle est accessoire et n’en change pas la nature. Cette procédure prévoit que certains dépassements de dépenses peuvent être autorisés par des employés de la municipalité, dans certaines conditions, et jusqu’à concurrence de montants précis. Tout autre dépassement doit être autorisé expressément par le conseil.La municipalité doit prévoir dans les documents d’appel d’offres de tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l’exécution des travaux afin d’assurer le suivi de l’exécution du contrat.