Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

NOTE EXPLICATIVE
Le 22 septembre 2021, le projet de loi n o  64 1 , Loi modernisant des dispositions législatives en
matière de protection des renseignements personnels, L. Q. c. 25, a été sanctionné.
Ce projet de loi modernise l’encadrement applicable à la protection des renseignements
personnels dans diverses lois, dont la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l’accès »).
La Fédération québécoise des municipalités (ci-après la « FQM ») tient à vous rappeler que le
projet de loi introduit l’article 63.3 à la Loi sur l’accès qui prévoit qu’à compter du
22 septembre 2023, un organisme municipal aura l’obligation de « publier sur son site Internet
des règles encadrant sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels ».
C’est dans ce contexte que la FQM a produit un modèle de Politique de confidentialité. La
présente version s’adresse aux municipalités qui employaient, en moyenne, 50 employés et
moins en 2022. Conformément au Règlement excluant certains organismes publics de
l’obligation de former un comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements
personnels ces municipalités ne sont pas assujetties à l’obligation de constituer un comité sur
l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.
Ce projet a été rédigé suivant les prescriptions du projet de Règlement sur les politiques sur les
politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels
par un moyen technologique qui entrera en vigueur le 1 er janvier 2024. D’ici à son adoption, le
règlement pourrait être modifié.
Dans l’application de la présente politique, il est important de mentionner qu’outre la Loi sur
l’accès qui prévoit que les renseignements personnels doivent être conservés le temps que la
finalité pour lesquels ils ont été recueillis soit accomplie, les municipalités sont assujetties à la
Loi sur les archives, RLRQ c. A -21.1, et de ce fait, elles sont tenues de gérer et conserver leurs
documents selon leur calendrier de conservation et leur plan de classification.
Nous tenons à vous rappeler que les exigences en lien avec la gouvernance à l’égard des
renseignements personnels sont de droit nouveau. Les modèles fournis par la FQM seront
appelés à être modifiés selon les positions qui seront exprimées par la Commission d’accès à
l’information et par les modifications législatives qui pourront être adoptées par le
gouvernement du Québec.
Considérant la différence entre les besoins des municipalités en la matière, ce document reste
un modèle qu’il est important d’adapter selon les réalités propres à la Municipalité.

1 L. Q. 2021, c. 25

Notre Service d’assistance juridique à votre disposition
La FQM propose, par son Service d’assistance juridique, un accompagnement
personnalisé aux membres qui en font la demande pour l’implantation des
règles de gouvernance, la rédaction ou la révision des différents outils à
utiliser et les documents à adopter.
Nous vous rappelons d’ailleurs que les membres de la FQM ainsi que les
Municipalités assurées par le Fonds d’assurance des municipalités du Québec
(Fonds) bénéficient annuellement de quatre (4) heures de consultation
juridique gratuites. Pour plus d’information sur ce sujet, contactez le Service
d’assistance juridique à l’adresse suivante : saj@fqm.ca.

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MODÈLE

PROVINCE DE QUÉBEC
MUNICIPALITÉ DE CHARTIERVILLE
MRC DU HAUT-SAINT-FRANÇOIS

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA MUNICIPALITÉ DE CHARTIERVILLE

SÉANCE ordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Chartierville, tenue le 6 novembre
2023, à 19 h, à l’endroit ordinaire des réunions du conseil, à laquelle séance étaient présents :
LE MAIRE : Denis Dion
LES MEMBRES DU CONSEIL :
Mme Joane Dubé, conseillère poste #1
M. Simon Lafrenière, conseiller poste #2
M. Jean Bellehumeur, conseiller poste #3
M. Frédéric Landry, conseiller poste #4
M. Claude Sévigny, conseiller poste #5
Mme Lise Bellehumeur, conseillère poste #6
Tous membres du conseil et formant quorum.
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité de Chartierville (ci-après la « Municipalité ») est un
organisme public assujetti à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2.1 (ci-après la « Loi sur l’accès ») ;
CONSIDÉRANT QUE la Municipalité s’engage à protéger les renseignements personnels qu’elle
collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements
applicables ;
CONSIDÉRANT QUE la Loi sur l’accès prévoit qu’un organisme public, incluant un organisme
municipal, doit se doter d’une politique de confidentialité s’il collecte des renseignements
personnels par un moyen technologique ;
CONSIDÉRANT qu’une telle politique doit être publiée sur le site Internet de la Municipalité et
diffusée par tout moyen propre à atteindre toute personne concernée ;
CONSIDÉRANT QUE telle politique s’applique de manière complémentaire à la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels de la Municipalité ;

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CONSIDÉRANT QUE pour s’acquitter des obligations prévues à la Loi sur l’accès, est instituée la
présente Politique de confidentialité de la Municipalité de Chartierville.
EN CONSÉQUENCE, LE CONSEIL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
CHAPITRE I — APPLICATION ET INTERPRÉTATION
1. DÉFINITIONS
Aux fins de la présente politique, les expressions ou les termes suivants ont la signification ci-
dessous énoncée :
CAI : Désigne la Commission d’accès à l’information créée en vertu de la Loi sur l’accès;
Conseil : Désigne le conseil municipal de la Municipalité de Chartierville;
Employé : Désigne un élu.e, un cadre ou un employé, à temps plein ou temps partiel,
permanent, saisonnier ou contractuel;
Cycle de vie : Désigne l’ensemble des étapes d’existence d’un renseignement détenu par la
Municipalité et plus précisément sa création, sa modification, son transfert, sa consultation, sa
transmission, sa conservation, son archivage, son anonymisation ou sa destruction ;
Loi sur l’accès : Désigne la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la
protection des renseignements personnels, RLRQ c. A -2,1 ;
Personne concernée : Désigne toute personne physique pour laquelle la Municipalité collecte,
détient, communique à un tiers, détruit ou rend anonyme, un ou des renseignements
personnels ;
Partie prenante : Désigne une personne physique en relation avec la Municipalité dans le cadre
de ses activités et, sans limiter la généralité de ce qui précède, un employé ou un fournisseur ;
Politique de gouvernance PRP : Désigne la politique administrative concernant les règles de
gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de la Municipalité ;
PRP : Désigne la protection des renseignements personnels ;
Renseignement personnel (ou RP) : Désigne toute information qui concerne une personne
physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement, comme : l’adresse postale,
le numéro de téléphone, le courriel ou le numéro de compte bancaire, que ce soit les données
personnelles ou professionnelles de l’individu ;
Renseignement personnel (ou RP) sensible : Désigne tout renseignement personnel qui suscite
un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée de tout individu, notamment en
raison du préjudice potentiel à la personne en cas d’incident de confidentialité, comme
l’information financière, les informations médicales, les données biométriques, le numéro
d’assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou l’orientation sexuelle ;
Responsable de l’accès aux documents (ou RAD) : Désigne la personne qui, conformément à la
Loi sur l’accès, exerce cette fonction et répond aux demandes d’accès aux documents de la
Municipalité ;
Responsable de la protection des renseignements personnels (ou RPRP) : Désigne la personne
qui, conformément à la Loi sur l’accès, exerce cette fonction veille à la protection des
renseignements personnels détenus par la Municipalité.

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2. OBJECTIFS
La Politique de confidentialité vise les objectifs suivants :
 Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la
confidentialité de tout RP recueilli par tout moyen technologique ;
 Protéger la confidentialité de tout RP recueilli par la Municipalité tout au long de son
cycle de vie ;
 Indiquer les moyens technologiques utilisés pour recueillir tout RP, les fins pour
lesquelles celui-ci est recueilli et son traitement au sein de la Municipalité ;
 Assurer la confiance du public en la Municipalité, faire preuve de transparence
concernant le traitement des RP et les mesures de PRP appliquées par la Municipalité et
leur donner accès lorsque requis.

CHAPITRE II — COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT
3. CONFIDENTIALITÉ
3.1. La Municipalité conserve de façon confidentielle tout RP recueilli et le rend accessible
uniquement aux employés qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.
3.2. La Municipalité précise sa pratique de confidentialité lors de l’obtention de tout
consentement de la personne concernée à la collecte de tout RP.
3.3. La Municipalité applique des mesures de sécurité équivalente, quelle que soit la
sensibilité des RP détenus, afin de prévenir les atteintes à leur confidentialité et à
leur intégrité, le tout sous réserve des exceptions prévue à la Loi sur l’accès.
4. TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS PAR LES SERVICES
La Municipalité détermine, sur une base régulière et au moins chaque année, le type de RP
recueilli, les fins pour lesquelles ceux-ci le sont, la catégorie des employés de la
Municipalité ayant accès à ces RP et les moyens par lesquels ces derniers sont recueillis et
les colligent conformément au tableau présent en Annexe I de la présente Politique.
5. CONSENTEMENTÀ LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1. La Municipalité ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout RP sans le
consentement de la personne concernée, sous réserve des exceptions prévues à la
Loi sur l’accès.
5.2. Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée
nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :
a) Manifeste : ce qui signifie qu’il est évident et certain ;
b) Libre : ce qui signifie qu’il doit être exempt de contraintes ;
c) Éclairé : ce qui signifie qu’il est pris en toute connaissance de cause.

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5.3. Sauf dans les circonstances permises par la Loi sur l’accès, la Municipalité ne
transmet pas à un tiers un RP concernant une personne concernée sans le
consentement spécifique de cette personne à tel transfert.
5.4. Sous réserve des obligations de toute loi ou règlement, une personne concernée
peut refuser de consentir à la collecte de renseignements personnels et recevoir tout
de même des services de la part de la Municipalité.
5.5. Afin de manifester son refus à la collecte, l’utilisation et la détention de RP la
concernant, la personne concernée doit :
 À la suite de l’écoute d’un message téléphonique indiquant l’enregistrement
de sa conversation, en s’adressant à l’employé de la Municipalité répondant à
l’appel, en lui signifiant son refus audit enregistrement et à la collecte,
l’utilisation et la détention de renseignements personnels divulgués lors de
ladite conversation ;
 À la suite de la réception d’un formulaire de la part de la Municipalité ou tout
autre document intégrant une demande visant à obtenir son consentement à
la collecte de renseignements personnels, en signifiant son refus en ne signant
pas le formulaire et en avisant l’employé de la Municipalité lui ayant fait
parvenir ledit formulaire ;
 Lors de toute démarche faite directement sur le site Internet de la
Municipalité, afin de bénéficier de tout service prodigué par la Municipalité, en
suivant les indications à l’endroit prévu aux fins de signifier son refus ;
5.6. Une personne concernée peut se voir refuser l’accès à différents services de la
Municipalité lorsqu’elle ne donne pas son consentement à la collecte et la détention
de tout RP.
5.7. Malgré ce qui précède, une personne concernée se verra refuser l’accès à tout
service de la Municipalité dans les circonstances suivantes :
 Le refus par un candidat employé à la collecte de tout RP aux fins d’évaluer sa
candidature pour tout emploi offert par la Municipalité ;
 Le refus par tout propriétaire d’immeuble devant faire l’objet d’une évaluation
foncière à la collecte de tout RP par le service aux membres de l’évaluation
foncière de la Municipalité ;

5.8. Le consentement à la collecte de tout RP au moyen d’un enregistrement vocal ou
visuel, comporte le droit pour la Municipalité de procéder à la reproduction ou à la
diffusion de tout tel enregistrement, si cela est justifié en fonction des fins pour
lesquels il a été recueilli. Chaque reproduction étant soumise aux mêmes règles pour
la protection des renseignements personnels.

CHAPITRE III – DROITS D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION
6. DROITS D’ACCÈS

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6.1. Toute personne a le droit d’être informée de l’existence de tout RP la concernant et
conservé dans un fichier de RP, sous réserve des exceptions prévues à la Loi sur
l’accès ;
6.2. Sauf exception prévue à la Loi sur l’accès, toute personne concernée a le droit de
recevoir l’information relative à tout RP détenu par la Municipalité la concernant ;
6.3. La Municipalité donne accès à l’information relativement à tout RP de la personne
concernée, à celle-ci, en lui permettant d’en prendre connaissance à distance ou
dans les bureaux de la Municipalité pendant les heures d’ouverture habituelles, soit
de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h du lundi au vendredi, et d’en obtenir une copie ;
6.4. Lorsque la personne concernée est handicapée, la Municipalité prend des mesures
d’accommodement raisonnable pour lui permettre d’exercer le droit d’accès prévu
au présent article 6. À cette fin, la Municipalité tient compte de la politique établie
en vertu de l’article 26.5 de la Loi assurant l’exercice des droits des personnes
handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (RLRQ c. E-
20.1) ;
6.5. L’accès d’une personne concernée à tout RP la concernant est gratuit. Toutefois, des
frais n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la
transmission du RP peuvent être exigés de cette personne. La Municipalité établit le
montant et les modalités de paiement de ces frais en respectant les prescriptions du
Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la
transmission de documents et de renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r 3 ;
6.6. Lorsque la Municipalité entend exiger des frais, elle doit informer la personne
concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la
transcription, la reproduction ou la transmission du document.

7. DROIT DE RECTIFICATION
7.1. Toute personne concernée qui reçoit confirmation de l’existence dans un fichier de
tout RP la concernant peut, s’il est inexact, incomplet ou équivoque, exiger que le
fichier soit rectifié. Il en est de même si sa collecte, sa communication ou sa
conservation n’est pas autorisée par la Loi sur l’accès ;
7.2. Lorsque la Municipalité refuse en tout ou en partie d’accéder à une demande de
rectification d’un fichier, la personne concernée peut exiger que cette demande soit
enregistrée ;
7.3. La Municipalité, lorsqu’elle accède à une demande de rectification d’un fichier
contenant tout RP, délivre sans frais à la personne concernée requérante, une copie
de tout RP modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait de celui-ci.

8. PROCÉDURE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION
8.1. Une demande de communication ou de rectification ne peut être considérée
uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant son
identité à titre de personne concernée ou à titre de représentant, d’héritier ou de
successible ou à titre de liquidateur de la succession, ou de bénéficiaire

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d’assurancevie ou d’indemnité de décès de cette dernière, ou de titulaire de
l’autorité parentale même si l’enfant mineur est décédé.
8.2. Telle demande est adressée au RPRP de la Municipalité.
8.3. Le RPRP avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.
8.4. Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l’effet que
la Loi sur l’accès attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis
informe également le requérant du recours en révision prévu par la section III du
chapitre IV de la Loi sur l’accès.
8.5. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification
avec diligence et au plus tard dans les vingt jours suivant la date de sa réception.
8.6. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît
impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités de la
Municipalité, le RPRP peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période
n’excédant pas dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée.
8.7. Le RPRP doit motiver tout refus d’accéder à une demande et indiquer la disposition
de la Loi sur l’accès sur laquelle ce refus s’appuie.
8.8. Le RPRP rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle
s’accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s’appuie, le cas échéant,
et d’un avis l’informant du recours en révision à la CAI prévu par la section III du
chapitre IV de la Loi sur l’accès et le délai dans lequel il peut être exercé.
8.9. Le RPRP veille à ce que le renseignement faisant l’objet de la demande soit conservé,
le temps requis pour permettre au requérant d’épuiser les recours prévus à la Loi sur
l’accès.

9. CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
9.1. La Municipalité héberge et traite elle-même, au Québec, tout RP collecté.
9.2. Lorsque la Municipalité, dans certaines circonstances confie la collecte, la détention
ou le traitement de tout RP, par un fournisseur de service au Québec ou à l’extérieur
du Québec, elle prend les meilleures mesures possibles afin de s’assurer que les
droits des personnes concernées prévus à la présente politique soient respectés par
ce fournisseur. Les lois des juridictions hors Québec pourront affecter les droits des
personnes concernées.

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10. TRANSFERTS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’EXTERNE DE LA MUNICIPALITÉ
10.1. Sauf une autorisation prévue à la Loi sur l’accès ou un consentement spécifique
obtenu à cet effet de la personne concernée, la Municipalité ne procède à aucun
transfert de tout RP en faveur d’un tiers à l’externe de la Municipalité.
10.2. Lorsque tout RP est transféré à un tiers par l’entremise d’un moyen technologique, la
politique de confidentialité d’un organisme tiers, le cas échéant, s’appliquera à ces
RP désormais.

11. DROIT D’ACCÈS À UN DOCUMENT DE LA MUNICIPALITÉ
11.1. La Loi sur l’accès s’applique à tout document détenu par la Municipalité que ce soit la
Municipalité qui assure leur conservation ou encore un tiers.
11.2. La loi s’applique également à tout document quelle qu’en soit la forme : écrite,
graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.
11.3. Toute personne qui en fait la demande par écrit, a le droit d’accéder aux documents
de la Municipalité, sauf exception prévues par les dispositions de la Loi sur l’accès. Le
droit d’accès ne porte que sur les documents dont la communication ne requiert ni
calculs ni comparaison de renseignements ou de confection particulière ;
11.4. La demande d’accès à un document doit, pour être recevable, être suffisamment
précise pour permettre de le trouver.
11.5. Le RAD doit donner suite à une demande d’accès au plus tard dans les vingt jours qui
suivent la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu lui
paraît impossible sans nuire au déroulement normal des activités de la Municipalité,
le responsable de l’accès à l’information peut prolonger le délai d’un maximum de
10 jours. Il doit alors aviser le requérant, par tout moyen de communication
permettant de joindre la personne concernée, à l’intérieur des 20 premiers jours
suivant la réception de la demande d’accès.
11.6. La personne requérante peut obtenir copie du document, par tout moyen de
communication permettant de la joindre, à moins que sa reproduction ne nuise à sa
conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme.
Le droit d’accès à un document peut aussi s’exercer par consultation sur place
pendant les heures habituelles de travail de la Municipalité ou à distance.
11.7. Le droit d’accès est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de sa
transcription, de sa reproduction ou de sa transmission peuvent être exigés de la
personne requérante conformément au Règlement sur les frais exigibles pour la
transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements
personnels (RLRQ c. A-2.1, r. 3).
11.8. Si la personne requérante est handicapée, à sa demande, la Municipalité prend des
mesures d’accommodement raisonnable pour lui permettre d’exercer le droit
d’accès prévu au présent article 8. À cette fin, la Municipalité tient compte de la
politique établie en vertu de l’article 26.5 de la Loi assurant l’exercice des droits des
personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale
(RLRQ c. E20.1) ;

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11.9. Le responsable doit motiver tout refus d’accéder à une demande et indiquer la
disposition de la Loi sur l’accès sur laquelle ce refus s’appuie.
12. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
12.1. Toute demande d’accès à un document de la Municipalité à un document ou fichier
contenant tout RP doit être adressée par écrit à la personne responsable de l’accès à
l’information et de la protection des renseignements personnels aux coordonnées
suivantes :
Poste :
Municipalité de Chartierville
27, rue Saint-Jean-Baptiste
Chartierville, Qc J0B 1K0

Courriel :
chartierville@hsfqc.ca

12.2. Toute personne peut formuler une question concernant la présente politique de
confidentialité de la Municipalité.
CHAPITRE IV — MESURES ADMINISTRATIVES
13. PLAINTES
13.1. Toute personne qui s’estime lésée par la manière dont la Municipalité gère la
protection d’un RP peut porter plainte en suivant les dispositions de la Politique
administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des
renseignements personnels de la municipalité de CHARTIERVILLE publiée sur le site
Internet de la Municipalité.
13.2. Lorsque sa demande écrite d’accès à un document de la Municipalité a été refusée
en tout ou en partie par le responsable de l’accès à l’information ou dans le cas où le
délai prévu pour répondre est expiré, toute personne requérante peut demander à la
Commission d’accès à l’information de réviser cette décision. La demande de révision
doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de
l’expiration du délai accordé au responsable de l’accès à l’information. Elle peut
exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.

14. DISPOSITIONS FINALES
14.1. La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet de la
Municipalité dans une section dédiée à celle-ci.
14.2. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en
vigueur au moment de son adoption par le conseil d’administration de la
Municipalité.

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14.3. Toute modification à la présente politique doit faire l’objet d’une consultation du
RPRP et doit être précédée d’un avis de modification de 15 jours publié sur le site
Internet de la Municipalité.